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抓好“三创新” 提高办公室工作效率

2017年11月24日  来源:苏冬梅

        在学习《自治区工商局办公室关于印发“管理创新年”和“作风建设年”活动实施方案的通知》的过程中,我也不断地从本职工作岗位职责及创新管理方面进行思考和反思,如何提升办公室工作创新意识、加强创新管理,有了几点不成熟的认识。
        一、创新工作观念是工作创新的首要前提
        许多良好创机和成功创举,往往存在于思想的解放、观念的更新中,存在于想创、愿创的不懈追求之中。办公室是全局最直接的工作部门,日常工作能不能出成绩、出成效、观念很重要,可以设想一个没有创新意识的办公室人员,要么整天忙于事务,要么混混僵僵,是难以在工作上出新。所以说观念创新是办公室工作的第一动力,是我们工作的生命线和灵魂,观念创新这个问题不解决,我们的工作就很难有大的起色。
        从事办公室工作,我们的脑海里应当有三快:一是对新精神、新文件学习快、领会快。文件比别人多读几遍,读时比别人多看出几点,思考问题比别人多想几个。二是对新的经验和做法接受快、消化快。三是对新的方法引进快、运用快。大到学习区局办公室、管委办公室或保税港其他机构的成熟经验,小到本局行办文稿的一段写法,都是我们可以学习运用的。
        办公室要做好局领导科学决策和推进工作的“左膀右臂”,我们就必须以新的思想、观念指导日常工作。紧紧围绕全局的中心工作来思考问题,把工作中的难点、热点和局领导考虑的中心问题作为我们思考、研究问题的重点,站在领导的高度观察、思考问题,积极探索解决问题的有效途径和办法。
        二、创新思维方式是工作创新的灵魂载体
        办公室每天要处理大量工作,比如公文收发、会议筹备、来客接待、上传下达等,都是些日常性的工作。做多了、做久了,容易使人形成思维定势,习以为常,认为办公室工作就是这一套,习惯于按部就班、凭经验办事,致使办公室的工作模式化、呆板化。办公室干部思考问题应当克服三种思维习惯:
        一是遇事不要恋旧。不能老想着过去是怎么办、怎么干的,把自己的工作束缚在昨日的模式中,而应重点瞄着现在与未来,看今天是怎么回事,应当怎么办、怎么干,照着葫芦画瓢是永远也画不出新瓢的。想问题、出主意超前一点、前瞻一点。
        二是工作不要尾随式跟进。要把工作重点放在超越别人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上。要有敢于创新的勇气,做到人无我有、人有我新、人新我变。制定工作计划时新颖些、独特些。要有自己本单位的特点、特色,要有时代和时效特点,不能照办照抄,照葫芦画瓢跟别人的,老调重弹老话重提过去的。
        三是解决问题不随别人转。当人家都说好的时候,不妨反过来逆向思维看看有什么不足,还有没有比这更好的办法,或许能迸发出新的思想火花,形成新的工作思路。我们要敢于突破常规思维,准确把握时代脉搏,准确把握新形势、新要求、新任务的特点和规律,以发散思维、求异思维、辩证思维积极应对复杂的局面,创造性地开展工作。
        三、创新工作方法是提高效率的最佳途径
        创新工作方法要做到“思考早半拍,行动快半拍”,就必须在日常工作中突破常规,求得创新。
        一是创新工作思路。思路是我们工作的“指南针”。当前,会议、文件和各种具体的事务比较多,虽然有时我们的身子会陷在里面,但工作思路,不能陷进文山会海和具体事务中,要从繁杂的事务性工作中解脱出来,集中精力抓大事、抓急事、抓难事。善于挖掘领导关注什么、工作思路是什么、发展趋势是什么,要善于超前思考,加强工作的预见性,主动、超前考虑解决问题的方法和意见,为领导决策提供具有前瞻性的服务。工作上要发挥“遥相呼应”的影响力,站在上面看下面,看工作思路对不对;站在外面看里面,看工作内容新不新;站在全局看局部,看工作走向有没有指导性。
        二是创新工作方法。要不断学习新知识,掌握新手段,应用新设备、新载体,主动地、能动地作好工作。方法上要不断改进,不断创新,摈弃陈旧落后的、形式主义的东西,创造新颖、有效、吸引人的新方法、新载体,创造出办公室工作新效果、新途径、新局面。
        首先是工作走一步想三步。好比下棋,要有一种通盘考虑的思路,要有很强的计划性和件件事情到位,项项工作落实的负责精神,决不能走到哪是哪,要有一种不落实不放过,没有一个满意的交代不放过的劲头。要钻进金字塔,弄个明白,对什么问题不能一知半解,不能只知道了大概差不多,尽量不吃二手馍,不用二手货。
        其次是事务性工作要一步三回头。也就是要过细,办完回头看看,多检查几遍,重要的活动模拟一遍,办事办会要做到滴水不露,天衣无缝。
        第三本职工作走一步是一步。干好份内的事,做好本职工作。办公室的各项工作,即使是一些看似很平常的工作,也要经常总结经验,经常有所改进,经常有所进步。比如同样是一个收文流程,也有很多地方需要创新。有些把握不准的请示件,应该向相关科室摸清情况、负责任地提出意见后,再进行运转。如果“照单全收”,送领导签了以后又退回科室,来回折腾,工作效率就很难提高。
        三是创新工作手段。要善于运用当今一切先进成果,运用于办公室日常工作。如网络、计算机、各类办公软件都要去掌握,学会运用。我们应在区局现有的OA工作平台上进行创新。充分利用先进的信息网络技术,解决办公室工作多与人手少之间的矛盾,想方设法提高办公自动化水平,加强对办公室工作人员的培训,提高办公室人员使用信息化手段办公的水平,不断提高工作效率。
     

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